← Tilbage til ordbogen

EAN-faktura

Skrevet: 30. juli 2018

Hvad er en EAN-faktura?

En EAN-faktura er en speciel faktura, der især benyttes, hvis du skal sende en faktura til det offentlige, men du kan også sende en EAN-faktura til enhver virksomhed, der er registreret i NemHandelregisteret. EAN er en forkortelse for European Article Numbering. Selvom navnet antyder, at EAN-fakturering kun er muligt i Europa, er det faktisk ikke sandt, da systemet nu er blevet udviklet til hele verden.

Internationalt kaldes EAN også Global Location Numbers, der kan forkortes til GLN, men EAN bruges også stadig på internationalt plan. En EAN-faktura kan derudover også kaldes en e-faktura.

Hvorfor sende en EAN-faktura fremfor en almindelig?

Hvis din virksomhed leverer varer eller ydelser til det offentlige, er du nødt til at have et EAN-nummer, da det er et krav, at regningen skal sendes som en EAN-faktura. Det skyldes, at det offentlige er underlagt et krav om e-fakturering.

Det kan dog være en god ide alligevel at have et EAN-nummer, da nogle virksomheder også ønsker at modtage regninger som EAN-fakturaer.

Grunden til, at EAN-faktura benyttes fremfor andre faktureringsmetoder, er, at det er elektronisk, og derfor kan computeren let holde et overblik over de mange fakturaer, som større virksomheder modtager.

Derudover kan EAN-faktura godkendes og konteres meget hurtigere end en faktura på papir eller en faktura fra et andet program. Dertil er det også billigere for virksomhederne.

Hvordan sendes en EAN-faktura?

Forskellen på en EAN-faktura og en almindelig faktura er først og fremmest, at der på en EAN-faktura skal fremgå et 13-cifret EAN-nummer. Du kan anskaffe et EAN-nummer ved at kontakte GS1 Danmark. Dette kræver dog, at din virksomhed i forvejen er registreret i NemHandelregisteret.

Derudover sendes en EAN-faktura ikke med posten eller pr. mail. En EAN-faktura bliver i stedet sendt som elektroniske tekststrenge i et format, der kaldes OIOUBL-format. OIOUBL står for Offentlig Information Online Universal Business Language, og idet ligger det også, at en EAN-faktura kan sendes på tværs af landegrænser, da formatet er internationalt.

Disse tekststrenge indlæses så i et godkendelses- og økonomisystem af virksomheden, der modtager fakturaen. Ved at indlæse EAN-fakturaen kan du se en reference, et ordrenummer, et land, virksomhedens CVR nr. og naturligvis virksomhedens EAN-nummer.